Representan el complemento de los libros obligatorios, mediante el uso de estos libros voluntarios ó auxiliares las empresas Mype pueden observar directamente el movimiento diario de las distintas operaciones que se van llevando a cabo, tanto las entradas como las salidas, pues según cada libro se va separando y analizando los ingresos, gastos y demás.
Para el caso de las Mypes, consideramos conveniente llevar los siguientes libros voluntarios: Caja y Bancos, Clientes, Órdenes de Compra, Guías de Remisión, Inventario de Activos Fijos.
> LIBRO CAJA y BANCOS .- En éste libro se detalla en forma ordenada el movimiento consecutivo de todos los ingresos en sus diferentes modalidades: del efectivo ó su equivalencia y de la circulación en cuenta corriente (ch/s., transferencias y otros), así también se va determinando los saldos; se utilizarán los formatos ya diseñados y autorizados para éste fin. El plazo máximo que permite Sunat para llevar los registro de éste libro es 3 (tres) meses contados a partir del 1er. día del mes siguiente en que se iniciaron los movimientos.
En el caso de darse una inspección de Sunat y detectar ésta omisión se aplicará la infracción según el Código Tributario. La sumatoria de cierre se hace en forma mensual, su uso correcto permitirá un manejo eficiente de los ingresos y anticiparse a la necesidad de endeudamiento.
> LIBRO CLIENTES .- Se registrarán todas las personas naturales ó jurídicas a quienes la empresa vende sus bienes ó prestación de servicios, los cuales están considerados dentro del rubro de su actividad comercial, se procederá con la anotación cronológica de las diversas facturas debidamente formalizadas, que acrediten dichas operaciones. Pudiera darse el caso de que se tenga que anular alguna factura, pero igual debe figurar registrada, pues tienen un orden de numeración correlativo, en éste caso solo se anotará en el importe 0 (cero). Cabe la mención de que la empresa pudiese vender en forma eventual, algún producto ”derivado” de su rubro principal, en éste caso se anotará en columna aparte con el término “otros deudores” El cierre será igualmente mensual.
> LIBRO ORDENES DE COMPRA (ó NOTAS DE PEDIDO) .- Tendremos en cuenta que en la secuencia de venta de productos ó servicios de una empresa se atienden en principio las proformas, luego las cotizaciones de algo específico y finalmente se emite la “Orden de Compra” estos documentos se registran también en forma cronológica, por medio de éste registro lograremos el control del producto vendido, precio, condiciones de pago, forma de envío. Además al emitir una adecuada orden de compra, la cual para efectos de registro y archivo debe contar con la firma de aceptación, nuestro futuro comprador tiene la obligación de cumplir con la adquisición, salvo penalidades que también deben estar registradas en dicho documento.
> LIBRO GUIAS DE REMISIÓN .- En éste libro se anotarán ordenadamente todas las Guías de Remisión emitidas, lo cual permitirá examinar y clasificar las constancias de entrega de los pedidos, los nombres de la persona que recibió conforme (con las debidas firmas) para su fácil acceso en caso de búsqueda. Tenemos conocimiento que este es el único documento legal que demuestra la entrega de lo solicitado, para posteriormente emitir la Factura correspondiente.
> LIBRO INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS .- Hay variados libro de inventarios, en principio debemos entender el significado del término “activo” en los controles comerciales. Activo: es ó son todos los bienes ó derechos que tiene una empresa, pueden ser fijos ó circulantes, en éste caso activo fijo es aquel que no será comercializado (por ejemplo: un local destinado a fábrica, maquinaria).
Por lo tanto, considerando que se trata de inversiones al adquirir éstos activos, en éste libro Inventario de Activos Fijos, registraremos todos los activos a los cuales según las normas tributarias se les debe aplicar depreciación anual ó ajuste por inflación. Esta información será importante para observar la vida útil del activo fijo, su estado, el plazo para su recuperación ó reemplazo y también al momento del cierre anual de cuentas.
Como hemos mencionados éstos libros son “voluntarios” y lo primordial en su uso, es que se tiene el informe inmediato de lo que le interesa al empresario de Mype, sin tener que esperar los balances que son de mayor proceso.
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