Es conocido que las empresas de sociedad anónima ó sociedad anónima cerrada (S.A. ó S.A.C) entre otras, vigilan el movimiento de los ingresos y egresos de la empresa, mediante un departamento especial llamado CAJA, organizado bajo diferentes aspectos de cada entidad.

Para el presente tema, vamos a considerar el hecho de que una empresa Mype, se estuviera iniciando ó que estuviera desarrollando ya sus actividades económicas, debemos tener en cuenta que aparte de cumplir con las diferentes gestiones tales como: constitución, registros, legalizaciones etc., es recomendable llevar el control de todos los gastos pequeños y contínuos que se van presentando.

Para cumplir con la misión antes mencionada, es conveniente el uso de la llamada “caja chica”, que significa determinar la utilización de una suma de dinero en efectivo (de un alcance no muy alto) para atender los gastos imprevistos diariamente, como por ejemplo: útiles básicos para oficina, movilidad, periódicos, diversos derechos en trámites, etc. debiendo tener en cuenta lo siguiente:

1. Al momento de entregar el dinero debe quedar firmado un recibo interno (ver formato de caja chica) que posteriormente será reemplazado por el debido comprobante fiscal.
2. Determinar qué tipos de pagos serán atendidos con ésta caja chica, y realizar arqueos ó rendición de cuentas constante con la finalidad de ir separando los comprobantes fiscales de los que quedarán con un R/. interno, para luego gestionar la reposición de los fondos.
3. Mantener siempre disposición inmediata de dichos fondos para la permanente atención de las necesidades de la Mype.
4. Es recomendable asignar éste control a una persona que cuente con la confianza comprobada y que tenga el conocimiento necesario en éste manejo, que aunque es relativamente sencillo, debe primar el orden.

Es conveniente considerar que existe un tope para éste tipo de pagos menores, a partir del cual debe procederse con el giro de los cheques correspondientes ó transferencias a las personas, empresas ó diferentes bancos. Entre las ventajas de aplicar el uso de ésta herramienta en la Mypes, podemos mencionar las siguientes:

• Será de gran utilidad saber cuánto se está gastando en compras menores, diferenciar la necesidad de continuar ó anular alguno de los diferentes conceptos.
• Proceder a agruparlas separadamente, y si se cuenta con los comprobantes correctos, ubicarlos dentro de la contabilidad, posiblemente en el rubro de Gastos Generales, en lugar de colocarlos simplemente dentro de cuentas corrientes personales.
• Se logrará establecer reglas de control, en las diferentes transacciones y orden en los pagos, así como en los registros respectivos, que se llevarán en algún libro interno, que no tienen la necesidad de cumplir con la legalización.
• Entre las diferentes inspecciones ó vigilancia que se tiene que mantener en todos los negocios, en éste caso negocio Mype, conseguir una buena administración de la “caja chica” es importante, porque a raíz de su falta de control , a lo largo del desarrollo de las actividades, ésta caja chica puede convertirse en una abertura de salida para constantes posibles gastos fantasmas que irán mermando la liquidez de la empresa.

Si le quedaron dudas respecto a lo expuesto, sugerimos inicialmente recibir orientación de profesional en éste campo, para luego adecuarse y continuar en forma libre. Si busca obtener mayores detalles sobre cómo aplicar métodos y técnicas de gestión empresarial en su negocio con la finalidad de mejorar su desempeño e incrementar su rentabilidad, lo invitamos a suscribirse a nuestro boletín electrónico, dando click a la imagen a continuación.