La Contabilidad Básica es el conocimiento elemental que se aplica en los cálculos y/o evaluaciones del capital ó el patrimonio de una persona natural ó jurídica, que tiene a su cargo el desarrollo de un negocio.

Mediante éste conocimiento, un conjunto de operaciones quedan registradas en documentos, se debe efectuar en forma constante para mantener el control de los fondos circulantes y cuentas bancarias , cuentas por cobrar, existencias de productos, balances internos, etc., logrando especificar la situación financiera de las diversas empresas, en determinada fecha.

Es de gran importancia en el avance de los negocios , pues considerando los cortes informativos, puede tomarse las decisiones más convenientes. Su utilidad se observa de manera interna (dentro de la empresa) mediante los reportes que examinan cada campo de interés, los cuales influirán en las proyecciones económicas, y también en forma externa, por ejempo mediante los Balances de cierre Anual que servirán como referencia para proveedores, posibles futuros inversionistas, bancos, etc.

Para que todas las operaciones antes mencionadas sean interpretadas en forma correcta y uniforme a nivel empresarial, se ha establecido un "Plan General Contable", que incluye una serie de códigos numéricos que va separando los diferentes rubros y/o cuentas de cada esquema empresarial, su uso es obligatorio a fin de unificar la información contable. A fin de llevar en orden los diversos apuntes, éstos deben quedar anotados en los "Libros de Contabilidad", los cuales están especialmente diseñados para recibir ésta información.

Libros Contables para Pequeñas Empresas

Considerando como ejemplo para éste caso, el crecimiento económico de las pequeñas empresas (Mype), tengamos en cuenta que éstas empresas deben llevar los siguientes libros principales y obligatorios, porque serán solicitados por la Sunat, en el momento de alguna inspección :

• Registro de Ventas (Clientes).- Refleja todas las ventas ó ingresos que recibe la empresa, tiene numeración doble (mismo folio en ambas hojas); de la sumatoria total mensual se generan los impuestos IGV y Renta que se debe cumplir con cancelar de acuerdo a Cronograma-Sunat.
• Registro de Compras (Proveedores).- Muestra las diversas compras efectuadas, que son necesarias para el desenvolvimiento de la empresa, representa una parte de los egresos, libro igual al anterior de numeración doble; la sumatoria total mensual por compras origina la formación del “crédito fiscal” a favor de la empresa, que será utilizado en el momento oportuno.
• Libro Diario de Formato Simplificado.- Registra contablemente y mediante asientos todas las operaciones, tanto los ingresos, egresos, señalando movimientos de capital, mercaderías, cuentas por pagar, tributos, etc., y sus respectivos balances.

También es recomendable que en forma voluntaria se lleven libros auxiliares como: Caja y Bancos, Clientes, Diario, Ordenes de compra, Guías de remisión, etc., a fin de cruzar información en forma fácil.

Consecuencias de No usar Libros Contables

La omisión en cuanto a no llevar los libros contables principales, está sancionada por Sunat con la Multa del 0.6% de los Ingresos Netos anuales (art.175, numeral 1 del Código Tributario). Asimismo, contar con los Libros, pero que estos no se encuentren debidamente legalizados, también serán afectos a la Multa del 0.3% de los Ingresos Netos anuales; los pagos de las mencionadas Multas se realizan con el formato emitido por Sunat: Guía de pagos Varios.